1. Función del Inspector de Protocolos
En el descargue de sus funciones, los Inspectores visitan las oficinas notariales a fin de verificar la forma en que los notarios llevan sus protocolos y registros de testimonios. El Inspector inspecciona las formas extrínsecas de los instrumentos públicos y de los documentos notariales. Este no califica el aspecto sustantivo de los instrumentos públicos que forman parte del protocolo.
En el curso de su inspección, el Inspector constata la observancia por el notario de las normas aplicables dentro de sus facultades. El esquema jurídico incluye lo siguiente:
- La Ley Notarial de Puerto Rico aplicable al año del protocolo bajo inspección.
- El Reglamento Notarial de Puerto Rico.
- La Ley de Arancel Notarial.
- La reglamentación sobre el impuesto notarial o sello del Colegio de Abogados y el sello para la Sociedad para Asistencia Legal.
- La reglamentación relacionada con las formalidades de los instrumentos públicos o los documentos notariales que están en el Código Civil y en otras leyes.
2. Proceso Ordinario de Inspección
En el desempeño de sus funciones, los Inspectores realizan un examen de los instrumentos protocolizados y de los documentos notariales. Esto incluye, además, los índices notariales y las notificaciones sobre eventos testamentarios, de poderes o cualquiera otra requerida por ley. Dan prioridad a los notarios que tengan pendientes de inspección el mayor número de protocolos y registros de testimonios y determinan si la obra del notario inspeccionado está libre de deficiencias.
3. Protocolo Libre de Deficiencias
Si el protocolo está libre de deficiencias, el Inspector extiende bajo su firma una nota de aprobación al reverso del último folio de cada tomo del protocolo examinado. Este hace constar además, la fecha de la aprobación.
4. Protocolo con Deficiencias
Si el protocolo tiene deficiencias, el Inspector:
- cumplimenta un Informe de Inspección sobre Señalamiento Preliminar de Faltas al terminar cada inspección. Este informe indica en cuanto a cada falta su naturaleza, el número del instrumento, el folio donde se observó, y en caso de deficiencia en estampillas o sellos, su cuantía;
- deja al notario al terminar cada día de inspección, una copia del informe antes señalado;
- copia del informe sobre señalamiento preliminar de faltas se incluye en el expediente del notario;
- si al finalizar el examen el Inspector no aprueba el protocolo, acuerda con el notario la fecha en que se reinspeccionará el protocolo;
- en la reunión final, el Inspector evalúa si las faltas preliminares han sido subsanadas y discute con el notario cualquier divergencia de criterio;
- de haberse corregido las deficiencias, el Inspector aprueba la obra notarial y rinde un informe sobre tal aprobación a la Directora de la Oficina de Inspección de Notarías;
- de no haberse corregido las deficiencias, el Inspector somete un informe a la Directora de la Oficina de Inspección de Notarías, copia del cual se notifica al notario.
En relación a este informe, la Directora puede conceder nueva oportunidad al notario para corregir, archivar las deficiencias por inmeritorias o rendir un informe al Tribunal Supremo de Puerto Rico.
5. Procedimiento Extraordinario de Inspección
Mediante este procedimiento el Inspector notifica de inmediato a la Directora de la Oficina de Inspección de Notarías, cualesquiera casos que presenten circunstancias extraordinarias, particularmente aquellos en que esté en riesgo la integridad de un protocolo.
Por lo general, en estos casos, se sigue el procedimiento ordinario de inspección, sujeto a lo que el Tribunal Supremo de Puerto Rico ordene en cada caso en particular.
INSPECTORES DE PROTOCOLOS Y SU ÁREA DE INSPECCIÓN
| OFICINA DE SAN JUAN |
NOMBRE DEL INSPECTOR |
ÁREA DE INSPECCIÓN |
Lcda. Norma Acosta de Santiago |
Áreas de Hato Rey |
Lcda. Áurea I. Colón Maldonado |
Áreas de Bayamón y Río Piedras |
Lcdo. Nelson Colón Román |
Áreas de Caguas y Guaynabo |
Lcdo. Alberto Pérez Pérez |
Áreas de Hato Rey y Trujillo Alto |
Lcda. Margarita Portalatín Aguilar |
Isabela, Quebradillas, Lares, Camuy, Hatillo, Manatí, Vega Baja, Dorado, Toa Alta, Aguadilla y Utuado |
Lcda. Olga I. Cortés Coriano |
Arecibo, Barceloneta, Ciales, Morovis, Corozal, Vega Alta, Toa Baja, Cataño y Bayamón |
Lcda. Magda C. Girod Clavell |
Guaynabo |
Lcdo. Francisco Fernández Díaz |
Río Piedras |
Lcdo. Anner Varela Negrón |
Carolina, Fajardo, Humacao, Vieques, Isla Verde (Carolina) |
Lcda. Lillian Marrero González |
Viejo San Juan y Santurce |
Lcdo. Héctor E. Sánchez Sánchez |
Áreas de Hato Rey |
Lcda. Sharon D. Reyes Rodríguez |
Área Metropolitana |
Lcdo. Diego J. Berríos Vázquez |
Área Metropolitana |
Lcda. Nilda Emmanuelli Muñiz |
Área Metropolitana |
Lcdo. Joaquín Del Río Rodríguez |
Área Metropolitana |
OFICINA DE PONCE |
NOMBRE DEL INSPECTOR |
ÁREA DE INSPECCIÓN |
Lcda. Ángela L. León Rodríguez |
Guayama, Cayey, Aibonito, Barranquitas, Comerío, Santa Isabel, Juana Díaz, Coamo, Villalba y Salinas |
Lcda. Frances Díaz Medina |
Áreas de Ponce; Guayanilla, Áreas de Yauco; Guánica y Cabo Rojo |
Lcdo. Ahmed Mangual Figueroa |
Áreas de Mayagüez; Hormigueros, San Germán, Adjuntas y Jayuya |
Lcdo. Giovanni Irizarry Sierra |
Aguada, Rincón, Añasco, Áreas de Mayagüez; Maricao, Las Marías, San Sebastián y Moca |
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