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ARTÍCULO XVIII: SUBASTAS FORMALES
Subasta formal es el procedimiento que se utilizará para una compra de bienes o servicios personales para la Rama Judicial, cuyo monto se estima que excederá la cantidad de veinticinco mil dólares ($25,000). Toda subasta formal será adjudicada por la Junta de Subastas de la Rama Judicial. En los casos que sea necesario, el Presidente de la Junta podrá solicitar al Director Administrativo que nombre un comité técnico o se contrate un consultor externo para asesorarla con respecto a una subasta particular.
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Excepciones a la Celebración de Subasta
No será necesaria la celebración de una subasta si se dan las situaciones siguientes:
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Los precios de los bienes o servicios no estén sujetos a competencia por estar reglamentados por ley.
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Cuando se compre a una entidad del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, tales como: la Corporación de Industrias para Ciegos, la Corporación de Adiestramiento y Trabajo y otras similares.
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Cuando se utilice un suplidor que tiene un contrato con la Administración de Servicios Generales.
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Existe una sola fuente de abastecimiento que conste mediante certificación del manufacturero de que la empresa en Puerto Rico es el representante exclusivo del bien o certificación del Jefe de Compras, de que a su mejor entender y conocimiento personal, la entidad es la única que puede proporcionar el bien o prestar el servicio personal particular, según aplique.
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Ocurra una situación que genere necesidades inesperadas, imprevistas e inaplazables en la Rama Judicial que requiera acción inmediata del Director Administrativo, por estar en peligro la vida, la salud o la seguridad de los empleados o porque implique la suspensión de los servicios que se brindan o que éstos se afecten.
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La propiedad de la Rama Judicial pueda dañarse o perderse.
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Esté a punto de vencer la vigencia de los fondos y toda oportunidad de adquirir los bienes, las obras y los servicios se puedan perder, lo cual afecte adversamente los mejores intereses de la Rama Judicial.
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Cuando se necesiten piezas de repuesto, accesorios, equipo adicional o servicios suplementarios para equipo o servicios personales previamente suministrados o cuya reparación o servicio esté bajo contrato.
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Cuando se desee comprar cierto tipo o marca en particular, por el buen servicio probado que hayan rendido unidades análogas, un sistema o proyecto particular requiera un equipo de una marca y modelo específico y la economía que represente mantener uniformidad en unidades múltiples.
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Cuando sea necesario adquirir los bienes y servicios personales fuera de Puerto Rico por no haber suplidores conocidos y cualificados en el mercado local; o cuando las condiciones ofrecidas en esos mercados sean más ventajosas que las del mercado localCuando no se reciban ofertas luego de haberse emitido una invitación a subasta.
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Cuando todas las ofertas recibidas en una subasta sean rechazadas porque no cumplen con las especificaciones y las condiciones de la invitación a subasta.
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Cuando los precios cotizados en una subasta formal resulten irrazonablemente altos o los términos de las ofertas resulten onerosos para la Rama Judicial y luego de la celebración de la compra negociada no se haya logrado un acuerdo favorable para la Rama Judicial.
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Cuando luego de celebrar una compra negociada para adquirir bienes o servicios personales sofisticados, especializados y complejos, no se llegue a un acuerdo favorable para la Rama Judicial.Si ocurre alguna de las situaciones antes enumeradas, el Jefe de Compras remitirá una comunicación al Director Administrativo exponiendo la situación que amerita una excepción a la celebración de subasta y solicitando su autorización. La acompañará con todos los documentos pertinentes, entre ellos las cotizaciones o un estimado aproximado del costo. La autorización que emita el Director Administrativo será válida únicamente para la compra por la cantidad aproximada que reflejen las cotizaciones o por el costo estimado indicado en la solicitud de autorización. Cualquier compra posterior, en exceso de la cantidad autorizada, requerirá la autorización del Director Administrativo.Cada autorización para obviar trámites de subasta será independiente y la misma no se utilizará para compras subsiguientes, a menos que el Director Administrativo expresamente lo autorice. Por ejemplo, en aquellas situaciones particulares en que sea necesario adquirir equipo de una marca determinada porque las necesidades del servicio así lo requieran, el Director Administrativo podrá emitir una sola autorización que detalle dicha situación particular y autorizando compras subsiguientes durante ese año fiscal o, cuando se requiera por un término menor, el término específico que se requiera.Una vez se reciba la autorización, la División procederá con la compra en mercado abierto, según mejor convenga a los intereses de la Rama Judicial. Dicha comunicación debidamente autorizada, con todos los documentos que la sustentan, se hará formar parte de la orden de compra, contrato o documento mediante el cual se efectúe la adquisición.
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Convocatoria a Subasta Formal
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Una vez la División determine, de acuerdo con el presente Reglamento, que para una compra particular se requiere el procedimiento de subasta formal, el Director Administrativo o su representante autorizado convocará a subasta, mediante envió de invitaciones a todos los posibles suplidores de ese renglón incluidos en el Registro de Suplidores. También se publicará en cualesquiera medios electrónicos disponibles, y cuando se estime conveniente mediante publicación en un periódico de circulación general y diaria, por uno (1) o dos (2) días en semanas consecutivas.
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Se mantendrán disponibles copia de la invitación a subasta para que cualquier otro suplidor que no esté incluido en el Registro pueda concurrir. Dicho suplidor deberá llenar la Solicitud de Ingreso al Registro de Suplidores y suministrar la información y los documentos requeridos. La aceptación formal en el Registro de Suplidores no será un requisito para participar en la subasta.
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El Director Administrativo o su representante autorizado podrá emitir una invitación de reunión presubasta cuando lo considere conveniente y beneficioso para la Rama Judicial. Para ello utilizará el procedimiento de envío de invitaciones que se detalla a continuación. Dicha invitación a reunión presubasta se podrá emitir por separado o conjuntamente con la invitación a subasta formal.
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Envío de la invitación a subasta formal
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La invitación o pliego de subasta se hará llegar a los licitadores por el medio más conveniente, por lo menos diez (10) días antes de la fecha límite establecida por el Presidente de la Junta de Subastas para que se haga la entrega de las ofertas. Para cada subasta particular, todos los suplidores serán notificados por el mismo medio.
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La División tendrá la responsabilidad del envío de las invitaciones en el término establecido, salvo en los casos de emergencia, que se establecerá un término más corto y se asegurará de enviarlas al mayor número posible de suplidores.
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Requisitos básicos de la invitación a subasta
En la invitación a Subasta se consignarán todos los elementos necesarios para que el licitador pueda someter su oferta, considerando principalmente los requisitos que se exponen a continuación:
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Descripciones claras y detalladas de las características de los bienes y servicios personales que se desean adquirir y unas especificaciones completas de cada uno de ellos.
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Instrucciones específicas respecto a la forma en que se someterán las ofertas y los términos y las condiciones que regirán la transacción. Dichos términos y condiciones junto con las especificaciones constituirán la base del contrato.
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Términos y condiciones de entrega y de inspección requeridos, que sean esenciales para la adjudicación de la subasta.
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Lugar, fecha y hora en que se abrirán los sobres de ofertas e indicaciones sobre la forma en que éstos deben identificarse.
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Condiciones o requerimientos especiales que puedan afectar el proceso de adjudicación. Por ejemplo, si será necesario someter una muestra del producto para evaluación, y cómo se dispondrá de la muestra una vez se efectúe la prueba.
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Criterios de evaluación para la adjudicación de la subasta.
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Términos para impugnación de la convocatoria y la adjudicación.
ARTÍCULO XIX: OTROS TÉRMINOS Y CONDICIONES DE LA INVITACIÓN A SUBASTA
En la invitación a subasta deberán consignarse, además, los términos y las condiciones siguientes:
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Requisitos de la reglamentación vigente y de las normas aplicables de ingeniería y seguridad en aquellos casos en que se requiera la instalación del equipo que se comprará.
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Toda certificación o documentos especiales que deberán someter los licitadores como parte de su oferta.
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Referencias, a modo de ejemplo, de marcas específicas de artículos, únicamente como guía o índice para ayudar al licitador a determinar la clase y tipo de artículos que se interesa obtener. En estos casos, los licitadores podrán cotizar sus precios para otras marcas que cubran las especificaciones indicadas en la invitación a subasta. Podrá invitarse a subasta para la adquisición de marcas específicas, cuando se pueda justificar por la experiencia obtenida, para mantener la compatibilidad o uniformidad, y cualquier otra circunstancia que requiera dichas marcas específicas por ser éstas las que mejor satisfacen las necesidades de la Rama Judicial. De ser necesaria una marca específica, el expediente de la subasta incluirá un informe que lo justifique.
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Tipos de descuentos por pronto pago aceptables a la Rama Judicial.
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Requerimientos de ley y normas establecidas en la Rama Judicial para la ejecución de contratos. También se incluirá siempre la advertencia siguiente: "La notificación de la adjudicación de la presente subasta no constituirá el acuerdo formal entre las partes. Será necesario que se suscriba el contrato correspondiente o que la Rama Judicial emita una orden de compra suscrita por el empleado o funcionario autorizado."
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Notificación a los licitadores de la disponibilidad de los documentos relacionados y el lugar donde se pueden obtener, en aquellos casos en que no se incluyan en la invitación todas las especificaciones de los bienes y servicios personales que se deseen adquirir.
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Informar que el Director Administrativo, o su representante autorizado, podrá enmendar la invitación a subasta hasta dos (2) días antes de la apertura de las ofertas cuando la enmienda implique cambios o solicitudes adicionales que se deben incluir en la oferta o licitación o veinticuatro (24) horas antes de la apertura de la subasta cuando la enmienda no afecte la presentación de las ofertas.
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Indicar que el Director Administrativo, o su representante autorizado, podrá posponer o cancelar cualquier invitación a subasta, por razones justificadas, notificando a los licitadores correspondientes hasta veinticuatro (24) horas antes de la fecha y hora fijada para su apertura.
ARTÍCULO XX: FIANZAS
Cuando las especificaciones de los bienes o servicios personales que se van a adquirir lo ameriten, se podrá requerir a los licitadores varios tipos de fianzas con el propósito de asegurar el cumplimiento con la obligación contraída. En aquellas ocasiones en que sea requisito la prestación de fianza, siempre se especificará en la invitación a subasta. La fianza se prestará a favor del Secretario de Hacienda en una de las siguientes formas:
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Cheque certificado
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Giros postales o bancarios
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Bono del Gobierno de Estados Unidos de América o del Estado Libre Asociado de Puerto Rico
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Certificado de ahorro
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Pagaré hipotecario sobre propiedades del licitador, que esté totalmente libre de cargas o gravámenes, certificado por el Registro de la Propiedad en la fecha más reciente a la apertura de la subasta
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Fianza de seguro expedida por una compañía de seguros autorizada a hacer negocios en Puerto Rico
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Fianza de Licitación
A todos los licitadores se les podrá requerir una fianza de licitación para garantizar la oferta. El monto de la misma no excederá de un quince por ciento (15%) del precio licitado, a menos que en la invitación a subasta se establezca una cantidad mayor. Esta fianza será custodiada por la División de Finanzas de la Oficina de Administración de los Tribunales. El Secretario de la Junta de Subastas formales la devolverá cuando se suscriba el contrato con el licitador agraciado.
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Fianza de Ejecución
El licitador a quien se adjudique la subasta deberá presentar una fianza de ejecución no más tarde de cinco (5) días laborables después de la notificación de la adjudicación. Dicha fianza garantizará la entrega de la mercancía o la ejecución de los servicios personales subastados. El monto de la fianza se fijará en la invitación a subasta. Esta fianza podrá ser ejecutada si pasados treinta (30) días laborables o el término estipulado en la subasta, el licitador agraciado no formaliza contrato con la Oficina, no entrega los bienes o no presta los servicios personales según contratados. Se ejecutará la fianza para que responda por la diferencia en precio que se adjudique en segunda instancia, o del precio que se obtenga en mercado abierto. Si la fianza no cubriere dicho exceso, se reclamará el balance al licitador concernido. El Jefe de Compras devolverá esta fianza cuando expire el término del contrato.
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Fianza Anual
Los suplidores que formen parte del Registro de Suplidores podrán solicitar prestar una fianza anual que será de diez mil dólares ($10,000). La misma se presentará en cheque certificado a nombre del Secretario de Hacienda, o documento expedido por una compañía de fianzas que esté certificada por el Comisionado de Seguros. Se eximirá de depositar la fianza de ejecución a los suplidores que presten la fianza anual. No obstante, se podrá exigir una fianza adicional en los casos en que el monto de la subasta amerite que la fianza de ejecución tenga una cubierta mayor que la fianza anual. El Jefe de Compras devolverá la fianza anual cuando expire y también la fianza adicional de ejecución cuando venza el término del contrato.
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Fianza de Reconsideración
El licitador que impugne la adjudicación de una subasta deberá acompañar su solicitud de reconsideración con una fianza de reconsideración consistente de un diez por ciento (10%) del total ofrecido por dicho licitador en la subasta. Esta fianza responderá por cualquier aumento en el costo atribuible al atraso en el trámite de compra. El Secretario de la Junta de Subastas devolverá la fianza de reconsideración cuando se suscriba el contrato con el licitador agraciado.
ARTÍCULO XXI: IMPUGNACIÓN A LA INVITACIÓN A SUBASTA
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Cualquier suplidor que esté interesado en participar en una subasta formal y que no esté de acuerdo con la Invitación a Subasta tendrá derecho a impugnarla dentro de los tres (3) días laborables siguientes a la publicación, o el envío de la misma a los suplidores.
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El documento de impugnación de la invitación se presentará por escrito ante el Secretario de la Junta de Subastas, estableciendo en detalle lo objetado en la invitación y el fundamento para ello. El suplidor entregará una copia del escrito al Jefe de Compras para que paralice el proceso de subasta.
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En un término de tres (3) días laborables después de haber recibido la impugnación, la Junta, tomará una de las determinaciones siguientes:
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desestimar la solicitud de impugnación y ordenar que se continúen los trámites de subasta;
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enmendar la invitación y emitirla nuevamente;
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cancelar la invitación a subasta.
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El suplidor que no esté conforme con la desestimación de su solicitud de impugnación tendrá un término de tres (3) días laborables para presentar una reconsideración al Director Administrativo, según dispone el Artículo XXV.
ARTÍCULO XXII: PRESENTACIÓN DE OFERTAS
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Recibo de Licitaciones
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Los sobres conteniendo las ofertas se identificarán con el nombre de la firma, el número de la subasta y la fecha y hora de la apertura. Estos se recibirán cerrados en la División de Correo del Área de Servicios Auxiliares de la OAT, donde se marcarán indicando la fecha y hora exacta en que se recibieron, lo cual constituirá la fecha oficial de entrega de la licitación. Las ofertas se podrán enviar por correo o entregarlas personalmente.
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El Secretario de la Junta de Subastas aceptará los sobres sellados con las ofertas de los licitadores hasta la fecha y hora establecida para la apertura de la subasta.
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Cada licitador tendrá derecho a presentar una sola oferta para cada bien o servicio personal especificado en cada subasta, a menos que se indique lo contrario en la invitación a subasta.
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Toda oferta presentada estará bajo la custodia del Secretario de la Junta y bajo ninguna circunstancia se abrirá hasta la fecha y hora fijada para la apertura.
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Toda oferta que se reciba después de la fecha y hora fijada para la apertura se devolverá al licitador sin abrir; salvo que dicha oferta fuera la única presentada.
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Solamente se aceptarán las correcciones o modificaciones a las ofertas efectuadas antes de la fecha de apertura y que cumplan con las secciones (D) y (F) del Artículo XXI del presente Reglamento.
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Si antes de la fecha de apertura se recibiera una licitación con el sobre abierto, violentado o deteriorado, el Secretario de la Junta se comunicará con el licitador para que éste verifique personalmente el sobre y los documentos que contiene y los vuelva a colocar en otro sobre sellado y entregue formalmente la licitación. La fecha de entrega será la fecha de recibo original. El Secretario preparará una minuta corta de las incidencias a la cual unirá el sobre deteriorado o violentado y el licitador firmará al calce indicando la fecha y la hora de la notificación del recibo del sobre violentado o deteriorado.
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La ofertas que se reciban fuera de la fecha y hora fijada y que no estén identificadas se abrirán y se devolverán al licitador informándole su incumplimiento con las condiciones de la subasta y su descalificación. Se retendrá el sobre original de envío de la licitación y se hará formar parte del expediente de la subasta.
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Las ofertas presentadas por los licitadores serán parte del expediente de la subasta en la cual éstos participaron y pasarán a ser propiedad de la Rama Judicial, independientemente de que se cancele o adjudique la subasta.
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Oferta de Representante Exclusivo
Si el licitador que ofrece una marca específica es el representante exclusivo de dicha marca, tendrá la obligación de mencionarlo en la oferta y acompañar la certificación del manufacturero.
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Tipos de Oferta
La Junta de Subastas decidirá aceptar o rechazar varios tipos de ofertas que podrán someter los licitadores, las cuales se mencionan a continuación:
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Oferta básica
Constituirá aquella en la cual los licitadores anotarán el precio unitario de cada una de las partidas o renglones por la cual desean cotizar. Si el licitador anota precios por unidad en unas partidas y lo omite en otras, se entenderá que interesa hacer ofertas sólo en aquellas partidas para las cuales hace la oferta básica. El licitador debe señalar por escrito las partidas para las cuales no interesa hacer cotización. No se aceptarán licitaciones en las cuales no se haya hecho una oferta básica para cada partida que se cotiza.
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Oferta alterna
Un licitador podrá someter una oferta principal y una o varias alternas para bienes o servicios personales de distintos precios, cualidades o categorías cuando éstas hayan sido solicitadas en los pliegos de especificaciones y se les haya brindado la misma oportunidad a los demás licitadores. El hecho de que se soliciten ofertas alternas no obliga a la Junta a aceptarlas, aunque éstas sean más bajas en precio que la oferta principal, si se entiende que no conviene a la Rama Judicial.
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Oferta "Todo o Nada"
Además de la oferta básica, será admisible una oferta a base de "todo o nada". Consiste de una oferta de un precio más bajo para un grupo de partidas o renglones, sujeta a la condición de que todas sean adjudicadas al licitador. Éste puede anotar el precio total rebajado o el por ciento de rebaja al lado de cada partida, indicando la frase "todo o nada".
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Oferta precio global
En sustitución de las ofertas sobre la base "todo o nada", será admisible que los licitadores coticen a base de precio global ("Lump Sum"). El licitador anotará al lado de la suma de los renglones para los cuales ha cotizado, una cifra rebajada o señalará un por ciento de descuento.
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Varias ofertas por un mismo licitador
Una empresa comercial no podrá someter varias ofertas para una subasta, ya sea a nombre propio, de alguna de sus subsidiarias o sucursales, de algunos o varios de sus socios, agentes, oficiales y entidades a que éstos pertenezcan porque se declararán nulas todas y cada una de las ofertas.
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Ofertas de precios estimados
No se aceptarán ofertas de precios estimados que puedan variar luego en la facturación, a menos que en la invitación a subasta se haya incluido una disposición o cláusula estableciendo las condiciones en que se aceptarán cambios en precios, una vez adjudicada la subasta.
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Ofertas que no cumplan con las especificaciones
La Junta de Subastas no considerará las ofertas que añadan o eliminen especificaciones o condiciones requeridas en la invitación a subasta, o que las alteren, modifiquen o varíen. Tampoco se considerarán las ofertas que contengan frases, párrafos o comentarios ambiguos, incompletos, indefinidos o que resten certeza a la cotización. Como excepción, se aceptarán aquellas desviaciones mínimas que no alteren el concepto básico de la especificación, la condición o el término de la invitación a subasta, únicamente si ningún suplidor ha ofrecido un bien o servicio personal que cumpla con las especificaciones y los términos requeridos. Véase el Artículo XXII (J).
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Correcciones de Ofertas
Las correcciones en los pliegos de oferta deberán estar refrendadas por el licitador con su firma, incluso la fecha, de lo contrario quedará invalidada la oferta para la partida o las partidas correspondientes.
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Retiro de la Oferta
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El retiro de una oferta podrá efectuarse mediante petición escrita, presentada hasta veinticuatro (24) horas antes del acto de apertura de la subasta.
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El licitador no podrá presentar una oferta sustituta, una vez retirada la oferta para determinada subasta.
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Cuando un licitador insista en el retiro de su oferta con posterioridad a la apertura de una subasta, se considerará como incumplimiento de sus responsabilidades como licitador y el Director Administrativo podrá aplicar las sanciones que estime pertinentes, en armonía con las disposiciones de este Reglamento.
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Modificaciones a Ofertas
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Las modificaciones a ofertas se aceptarán hasta veinticuatro (24) horas antes de la hora de apertura de los sobres. La modificación se hará mediante comunicación escrita, presentada ante el Secretario de la Junta y deberá enviarse en sobre cerrado, debidamente identificado con la información siguiente:
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Número de la Subasta
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Fecha
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Hora señalada para la apertura
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Nombre y dirección del licitador
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Información indicando las razones para la modificación de la oferta
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No se admitirán modificaciones presentadas en un plazo menor de 24 horas antes de la fecha de la apertura.
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Toda modificación de oferta será abierta en la fecha y hora señalada para la apertura de la subasta conjuntamente con la licitación original.
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Acto de Apertura de Ofertas
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Las ofertas se abrirán en el día y hora fijada para su apertura.
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El acto de apertura será presidido por el Secretario de la Junta o por la persona en quien éste delegue. En el mismo podrán estar presentes los miembros de la Junta de Subastas, los licitadores concernidos y todo funcionario, empleado o persona particular interesada. No será requisito que se constituya la Junta en pleno para el acto de apertura.
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Los licitadores deberán estar en el salón donde se celebrará la apertura a la hora indicada para el comienzo. Los que lleguen más tarde no podrán entrar y perderán la oportunidad de participar en la sesión de apertura.
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Todos los licitadores que asistan a la apertura firmarán un registro de asistencia, indicando el nombre de la firma o corporación a quien representan, el puesto que desempeñan y el nombre de la persona a quien se debe dirigir la notificación de la adjudicación.
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El funcionario de la Junta de Subastas que presida la apertura de la subasta expresará en voz alta el número de la subasta que está bajo consideración, el propósito de la misma y el nombre de cada uno de los licitadores que han presentado ofertas. Mostrará a todos los licitadores presentes los sobres cerrados de las licitaciones. Procederá a abrirlos y verificará que contienen todos los documentos requeridos en la invitación a la subasta. Los sobres de las licitaciones se retendrán en el expediente de la subasta.
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Dicho funcionario inicializará y sellará cada una de las páginas de cada licitación con el sello oficial de la Junta de Subastas, el cual incluirá la fecha y la hora de la apertura. En aquellos casos en que se anticipe que las licitaciones serán voluminosas o que concurrirán muchos licitadores, el Presidente de la Junta de Subastas designará, mediante comunicación escrita, a los miembros de la Junta que consideren conveniente para que junto con el Secretario sellen e inicialicen las licitaciones. Dicho documento formará parte del expediente de la subasta.
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La información siguiente se deberá leer en alta voz: el número de la partida o renglón para el cual se está cotizando, el precio por partida, la marca y el modelo, la garantía, si aplica, y la fecha de entrega si es una de las condiciones de la subasta.
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Una vez abiertas y leídas en público las licitaciones, la Junta no podrá cambiar los términos o estipulaciones de la subasta, ni se permitirá a los licitadores presentes realizar una oferta o hacer cambios o modificaciones a la misma.
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Cualquier licitador presente en el acto de apertura podrá examinar documentos de las ofertas de los otros licitadores después que el Secretario de la Junta lea en voz alta dicha oferta.
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La cancelación o retiro de una oferta por parte del licitador después de iniciada la apertura de los pliegos de licitación, se considerará como un incumplimiento de sus responsabilidades como licitador y el Director Administrativo podrá aplicar cualesquiera de las medidas por conducta impropia de los suplidores provistas en el presente Reglamento.
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El Secretario o funcionario de la Junta que presida el acto de apertura será responsable de levantar un Acta de todas las incidencias y certificará la veracidad de lo expresado.
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Cancelación de Subastas
El Director Administrativo se reserva el derecho de cancelar cualquier subasta emitida, independientemente de la etapa en que se encuentre, siempre que sea antes de formalizar el contrato o haber emitido una orden de compra.
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Examen de Documentos de la Subasta
Después de la apertura de una subasta, un licitador que haya participado en ella, podrá examinar en presencia de un oficial de la Junta de Subastas o de la División, cualquier documento relacionado con las ofertas allí presentadas. Cualquier persona particular que interese y solicite examinar un documento relacionado con una subasta lo podrá hacer después de notificada la adjudicación de esa subasta particular. En los casos en que se cancele una subasta después de efectuado el acto de apertura, cualquier suplidor o persona particular que lo solicite, podrá examinar un documento de los presentados en dicho acto de apertura.
Las ofertas presentadas por los licitadores serán parte del expediente de la subasta en la cual fueron presentadas y pasarán a ser propiedad de la Rama Judicial independientemente de que se cancele o adjudique la subasta.
El derecho que se concede a los licitadores y personas particulares estará siempre supeditado a que no se afecten los servicios que se brindan y el curso normal de los trabajos de la Junta y la División. Para ello será necesario solicitar por escrito al Secretario de la Junta, quien hará arreglos para que un oficial de la Junta o la División esté presente durante el examen de los documentos, y notificará el día y la hora conveniente.
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Entregas
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En aquellos casos en que no se requiera en la invitación una fecha de entrega específica, los licitadores deberán indicar en su oferta el término o la fecha en la cual entregarán los artículos o rendirán el servicio personal requerido.
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Además de las especificaciones y el precio, la fecha de entrega podrá ser una de las condiciones principales en la evaluación de una subasta, siempre y cuando se haya hecho constar como uno de los requisitos de la invitación a subasta.
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Licitaciones Tardías
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No se tomará en consideración licitación alguna recibida después del día y la hora en que se cierre la subasta, excepto en el caso en que la licitación tardía sea la única recibida. La circunstancia de oferta única deberá constar en el Acta que prepare el Secretario de la Junta una vez concluya la apertura de la subasta.
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Las ofertas que no estén identificadas se abrirán y devolverán al licitador informándole su descalificación por incumplimiento con las condiciones de la subasta. Se retendrá el sobre original de envío de la licitación, el cual se hará formar parte del expediente de la subasta. Las ofertas recibidas, una vez vencido el período límite establecido para la apertura y celebrada la misma, serán devueltas al licitador sin abrir.
ARTÍCULO XXIII: NORMAS PARA LA ADJUDICACIÓN DE SUBASTAS
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Evaluación de Ofertas
La Junta examinará y evaluará todas y cada una de las ofertas antes de adjudicar la subasta. En el proceso podrá ser asesorada por el Jefe de la División, un Comité Técnico, otros funcionarios, empleados y consultores externos, según se considere conveniente.
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Criterios Básicos de Evaluación
Al evaluar las ofertas para adjudicar las subastas, la Junta considerará, los criterios que se expresen en la invitación a subasta junto con los siguientes:
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La exactitud con la cual el licitador ha cumplido con las especificaciones, los términos y las condiciones de la invitación a subasta.
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La calidad de los bienes y servicios personales ofrecidos y cómo éstos cumplen con las especificaciones y satisfacen las necesidades establecidas. En los casos en que se efectuaron pruebas con muestras suministradas por el licitador, se incluirá la evaluación de la muestra del producto entre los aspectos de este criterio de calidad.
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Si el precio es competitivo y comparable con el prevaleciente en el mercado. Además, aplicar el por ciento de preferencia establecido si la persona o la entidad ha presentado una Resolución de la Junta de Preferencia para Compras del Gobierno.
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La reconocida habilidad del licitador para realizar trabajos de la naturaleza bajo consideración en casos de servicios personales.
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La responsabilidad económica del licitador y experiencias de la Rama Judicial con el cumplimiento de contratos anteriores de naturaleza igual o parecida.
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La experiencia de otras entidades gubernamentales con contratos suscritos con el suplidor. La recomendación sobre este particular deberá constar por escrito.
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El término de entrega más próximo si éste se ha hecho constar como condición en la convocatoria.
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Rechazo de Oferta Más Baja
La Junta podrá rechazar la oferta de precio más bajo cuando ocurra una o varias de las condiciones siguientes:
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La Junta tenga conocimiento y exista evidencia de que el licitador que hace la oferta más baja no haya dado cumplimiento satisfactorio a contratos otorgados anteriormente con la Rama Judicial.
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Cuando las pruebas efectuadas a las muestras del producto reflejen una calidad inferior a las especificaciones de la invitación a subasta.
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Cuando se tenga conocimiento de que el suplidor también haya incumplido con los contratos otorgados con agencias gubernamentales y se tenga prueba por escrito de ello.
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Cuando la oferta no cumpla con las especificaciones, los requisitos y términos de la subasta, o no se incluya la firma autorizada del licitador.
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Cuando la experiencia previa de la Rama Judicial con la garantía o el funcionamiento del renglón ofrecido no haya sido satisfactoria.
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Las razones por las cuales se rechace la oferta más baja en precio se harán constar detalladamente en la minuta de la reunión de la Junta de Subastas en la cual se efectúe la adjudicación de esa subasta específica.
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Término de Entrega como Criterio Adicional de Evaluación
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A menos que en la invitación a subasta se haya hecho constar que se considerará la premura con que se entreguen los artículos solicitados como criterio principal para la adjudicación, no se podrá rechazar la oferta que mejor cumpla con las especificaciones, los términos y condiciones de la invitación a subasta y más baja en precio, para adjudicarla a un postor más alto porque éste ofrezca una entrega más rápida.
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En casos excepcionales en que, luego de la apertura de la subasta, el Director Administrativo determine que el término de entrega puede afectar adversamente el desarrollo de las actividades en la Rama Judicial, éste se constituirá en uno de los criterios que se considerarán al evaluar las ofertas para adjudicación. El Secretario de la Junta de Subastas notificará a los licitadores que el término de entrega será uno de los criterios para la adjudicación y les dará un término de veinticuatro (24) horas para enmendar dicho término de entrega. Se consignará por escrito la justificación de tal acción, y ésta deberá formar parte del expediente de la subasta.
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Preferencia
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Requisitos
La preferencia se establecerá de acuerdo a la Ley Número 42 de 5 de agosto de 1989 conocida como la "Ley de Política Preferencial para las Compras de Gobierno de Puerto Rico". Para conceder la preferencia se cumplirá con las condiciones siguientes:
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El licitador establecerá preferencia mediante la presentación de la Resolución de la Junta de Preferencia, conjuntamente con los documentos de ofertas de precios.
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En la Resolución deberá marcar el renglón o renglones a los cuales se les ha concedido la preferencia que solicita.
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No se considerarán solicitudes de preferencia que no se acompañen de los documentos solicitados para los casos de preferencia según establecidos en los incisos a y b anteriores.
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No se considerarán solicitudes de preferencias con posterioridad a la fecha y hora establecida para la apertura de las ofertas.
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Método de aplicación del por ciento de preferencia
El por ciento de preferencia se aplicará al precio ofrecido por el producto y el precio que resultare será comparado con los otros precios para determinar las ofertas más bajas.
Cualquier suplidor a quien no se haya adjudicado la preferencia concedida por la Junta de Preferencia, podrá presentar una solicitud de reconsideración ante el Director Administrativo de conformidad con el procedimiento establecido en el Artículo XXVI del presente reglamento.
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Descuento por Pago Rápido
Para fines de adjudicación de la subasta, no se considerarán los descuentos por pago rápido, a menos que este criterio se haya establecido en la invitación a subasta.
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Adjudicación por Partidas
Cuando se estime que es aconsejable y conveniente a los mejores intereses de la Rama Judicial, la Junta podrá:
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aceptar o rechazar cualquier partida, grupo o grupos de partidas de cualquier oferta;
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adjudicar la subasta englobando varias partidas.
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Adjudicación a Oferta Única
Cuando se reciba la oferta de un sólo licitador, la Junta podrá aceptarla siempre que se ajuste a las especificaciones y el precio sea competitivo y comparable al prevaleciente en el mercado. La misma se podrá considerar aunque llegue después de la hora y fecha señalada para la apertura de subasta. En tales situaciones, si no se cumple con los requisitos de especificaciones y precio, se podrá cancelar la subasta. El Director Administrativo autorizará la compra en mercado abierto si así conviene a los mejores intereses de la Rama Judicial.
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Empate de Ofertas
Las ofertas que sean idénticas en precios, especificaciones y demás condiciones estipuladas en la invitación a subasta se considerarán empatadas. Para la adjudicación, la Junta de Subastas seleccionará cualquiera de las medidas siguientes:
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Decidir el empate a base de la experiencia obtenida con esos licitadores en contratos otorgados anteriormente con la Rama Judicial.
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Notificar a los licitadores con cotizaciones similares que en un término de tres (3) días deberán comparecer ante el Secretario de la Junta de Subastas o el miembro de la Junta designado por el Presidente y en sobre cerrado presentar nuevas cotizaciones. En el día y la hora señalada se abrirán los sobres en presencia de representantes de esos licitadores. Si ocurre un nuevo empate, se utilizarán las otras alternativas aquí expresadas.
a. Dividir la adjudicación de la subasta entre esos licitadores, si los licitadores aceptan la adjudicación reducida.
La forma en que se decida un empate de ofertas deberá hacerse constar en el expediente de la subasta.
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Rechazo Global
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Se podrá rechazar cualquiera o todas las proposiciones para una subasta durante cualquier etapa de su proceso posterior al acto de apertura y anterior a la emisión de órdenes de compra o la ejecución de un contrato, en las situaciones siguientes:
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Cuando los licitadores no cumplan con alguno de los requisitos, especificaciones o condiciones estipuladas.
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Cuando se estime que no se ha obtenido la competencia adecuada.
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Cuando los precios obtenidos sean irrazonables.
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Cuando no haya fondos disponibles suficientes para pagar los artículos o servicios de la oferta que mejor cumpla con las especificaciones, los términos y condiciones de la invitación a subasta que ofrezca el precio más bajo y no sea posible concertar una compra a plazos.
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Cuando las ofertas demuestren que los licitadores controlan el mercado del producto solicitado y se entienda que se han puesto de acuerdo entre sí para cotizar precios excesivos. En este caso, los licitadores responsables de tal acción estarán sujetos a las medidas del Artículo X de este Reglamento o a que el Director Administrativo someta el asunto a la consideración de la Oficina de Asuntos Monopolísticos del Departamento de Justicia, para la acción correspondiente.
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De ocurrir una de las situaciones antes mencionadas, la Junta deberá resolver el asunto de la forma que sea más beneficiosa para la Rama Judicial, recomendando una compra negociada o emitir una nueva subasta.
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Desviaciones Permisibles
La Junta podrá aceptar desviaciones mínimas en los términos y las especificaciones de las ofertas recibidas, siempre y cuando ningún suplidor ofrezca el bien o servicio personal con las especificaciones requeridas, no se afecte el propósito original a que está destinada la subasta y el precio cotizado sea competitivo y comparable con el prevaleciente en el mercado.
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Adjudicación de la Subasta
La Junta evaluará las ofertas y cómo éstas cumplen con los criterios de evaluación establecidos en las especificaciones, los términos y las condiciones indicados en la invitación a subasta, conforme el orden decreciente en que éstos fueron enumerados. Seleccionará el postor o los postores que mejor cumplan con los criterios establecidos y, de ser más de uno, adjudicará la subasta a favor del postor seleccionado que ofrezca el precio más bajo.
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Notificación de la Adjudicación
Una vez la Junta tome la decisión final, el Secretario notificará por escrito al licitador a quien se adjudicó la subasta y a cada uno de los licitadores que concurrieron, dirigiendo la misma a las personas que designaron oficialmente en el acto de apertura de subasta. La notificación deberá incluir lo siguiente:
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. Los nombres de todos los licitadores que participaron en la subasta y un resumen de sus ofertas o licitaciones.
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Los criterios utilizados para la adjudicación de la subasta.
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Las especificaciones, los términos y las condiciones que no cumplió o satisfizo dicho licitador no seleccionado.
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En la notificación de adjudicación de todo suplidor que haya solicitado la aplicación del por ciento de preferencia, se incluirá una certificación de que dicho por ciento se tomó en consideración en el proceso de adjudicación.
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El derecho de solicitar reconsideración al Director Administrativo y el término para presentar dicha reconsideración de conformidad con el Artículo XXVI del presente reglamento.
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El derecho de solicitar revisión judicial y el término para ejercerlo.
La comunicación se enviará por correo certificado con acuse de recibo.
También el Secretario de la Junta notificará la adjudicación a la División. Cuando transcurran los cinco (5) días laborables concedidos para la reconsideración de la adjudicación de la subasta, se efectuará la devolución de las fianzas de licitación presentadas por los licitadores no agraciados, las cuales custodia la División de Finanzas.
ARTÍCULO XXIV: COMPRA NEGOCIADA
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Alcance de la Compra Negociada
La compra negociada es un procedimiento de excepción para:
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La adquisición de bienes o servicios personales cuando éstos sean sofisticados, especializados o complejos.
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Los precios cotizados en una subasta formal resulten irrazonablemente altos.
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Los términos y las ofertas presentadas en una subasta formal resulten onerosos para la Rama Judicial.
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En los casos antes indicados, el Jefe de Compras recomendará al Director Administrativo que se utilice este procedimiento para la adquisición de los bienes o servicios particulares.
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El procedimiento puede consistir de una o cualesquiera combinación de las etapas siguientes:
Según se estime conveniente, se podrá emitir una invitación conjunta de solicitud de información, precualificación de suplidores y mejor cotización o emitir invitaciones por separado.
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Solicitud de información
Esta etapa se utilizará para la adquisición de bienes o servicios personales especializados y complejos en los casos que el Jefe de Compras lo considere conveniente. La Solicitud de Información no obligará a la Rama Judicial con los suplidores participantes. La misma servirá de guía para determinar si en el mercado hay uno o más suplidores que puedan brindar u ofrecer los bienes o servicios personales sofisticados, especializados y complejos. También para determinar las diversas maneras en que se puede brindar el servicio personal requerido. En esta reunión los suplidores presentarán ofertas de conformidad con las guías generales establecidas en la invitación, También aclararán cualquier duda que tenga el Jefe de Compras y el Comité Evaluador que nombre el Director Administrativo para esa compra particular. La División podrá convocar a más de una reunión de solicitud de información en los casos que sea necesario sin que ello obligue de forma alguna a la Rama Judicial con los suplidores participantes.
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Requisitos básicos de la solicitud de información
Cuando el Jefe de Compras determine la conveniencia de emitir una solicitud de información, la misma incluirá:
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Toda la información disponible sobre los bienes o servicios personales que se interesan adquirir.
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Los criterios y las especificaciones que se utilizarán para evaluar la información suministrada.
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Cuando se emita una solicitud de información y precualificación de suplidores, los criterios adicionales, a los establecidos para solicitar ingreso al Registro de Suplidores, requeridos para participar.
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Que sometan la propuesta en un sobre cerrado y en otro sobre separado la mejor cotización.
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Los términos generales del contrato que se podrá suscribir si se toma la determinación de negociar con los suplidores seleccionados.
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Que indiquen en sus ofertas si alguna parte de la misma es confidencial por constituir secretos de la industria o negocio, o estar protegida por las leyes federales de patentes o derechos de autor y se deben tomar medidas para salvaguardarla.
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La fecha y el lugar donde se entregarán las propuestas.
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La invitación se enviará a todos los suplidores que pertenezcan al Registro de Suplidores y ofrezcan los bienes o servicios personales que se desean adquirir. Se publicará en cualesquiera otros medios electrónicos disponibles, y cuando se estime necesario, en un periódico de circulación general.
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Precualificación de suplidores
El Jefe de Compras podrá recomendar en algunos casos de adquisición de bienes y servicios personales especializados y complejos que se emita una invitación de precualificación de suplidores. En la misma se indicará la información general sobre los bienes o servicios personales que se van a adquirir, los requisitos que deben cumplir los suplidores que interesen participar en los procedimientos de compra que se determine utilizar posteriormente, los criterios que se utilizarán para la cualificación y la fecha y lugar para presentar la información.
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Evaluación de la solicitud de información y la precualificación de suplidores
Cuando se emita una invitación a precualificación de suplidores, la División evaluará la información presentada por los suplidores. Si el Jefe de Compras lo considera necesario, requerirá el asesoramiento de los empleados o funcionarios con el conocimiento técnico específico.
Al finalizar la evaluación se notificará por escrito a todos los suplidores que cualifiquen y también se notificará a los que no hayan cualificado indicando las razones de la descalificación.
Para el análisis de las propuestas, el Director Administrativo nombrará un Comité Evaluador y designará a uno de ellos para presidirlo. En aquellos casos en que sea necesario un asesoramiento externo, el Director Administrativo lo autorizará.
El Comité analizará en primer lugar las propuestas sometidas de conformidad con los criterios y las especificaciones establecidos en la Invitación a Solicitud de Información y establecerá un orden de preferencia de los suplidores que mejor cumplan con dichos criterios y especificaciones.
Si en la invitación se solicitó la mejor cotización, el Comité establecerá el orden descendente de negociación con los suplidores que mejor hayan cumplido con las especificaciones y los criterios y cuya mejor cotización sea más baja, competitiva y comparable al precio prevaleciente en el mercado.
El Comité Evaluador podrá emitir las recomendaciones siguientes:
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Solicitar a los suplidores que presenten su mejor cotización en los casos que aplique.
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Emitir especificaciones adicionales y solicitar la mejor cotización.
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Iniciar la negociación de la compra.
El Presidente del Comité Evaluador notificará por escrito a todos los suplidores el orden de negociación y las razones para la asignación de preferencia según establece el Artículo XXIII (L) del presente reglamento. El suplidor que no esté de acuerdo con el orden de negociación establecido podrá solicitar una reconsideración de conformidad con el procedimiento establecido en el Artículo XXVI del presente reglamento.
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Solicitud de propuesta
En aquellos casos en que no sea necesario emitir una solicitud de información, se emitirá una solicitud de propuesta. Los requisitos básicos para la solicitud de propuesta serán los mismos establecidos para la solicitud de información. La evaluación de las propuestas será igual que el procedimiento utilizado para la evaluación de la solicitud de información.
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Proceso de negociación
El Comité Evaluador remitirá al Director Administrativo sus recomendaciones y el orden de negociación establecido. El Director Administrativo nombrará un Comité de Negociación, designando a uno de ellos como presidente, o delegará en la Junta de Subastas el efectuar la negociación correspondiente.
La negociación se iniciará con el licitador designado en el primer lugar. Si no se llega a un acuerdo favorable se continuará la negociación con el suplidor designado en segundo lugar y así sucesivamente. Cuando se llegue a un acuerdo favorable para la Rama Judicial, se emitirá una notificación de adjudicación. Si la negociación la llevó a cabo el Comité de Negociación, el Presidente del Comité de Negociación emitirá la notificación de adjudicación. Si la negociación la efectuó la Junta de Subastas, el Secretario de la Junta emitirá la notificación de adjudicación. En ambos casos la adjudicación se notificará a todos los suplidores que participaron y al Jefe de Compras.
El Comité de Negociación preparará un informe de cada negociación efectuada con cada uno de los suplidores seleccionados. Dichos informes formarán parte del expediente de la compra negociada.
Si no se llegara a un acuerdo con los suplidores seleccionados, se procederá con la compra en mercado abierto.
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Subastas Formales en que los Precios Sean Irrazonables o los Términos Onerosos
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En los casos en que se haya celebrado una subasta y los precios sean irrazonablemente altos o los términos resulten onerosos para la Rama Judicial, la Junta de Subastas determinará el orden de negociación de los suplidores que licitaron tomando en consideración exclusivamente el grado en que éstos satisfacen las especificaciones y los criterios establecidos en la invitación a subasta, sin tomar en consideración los precios cotizados o los términos onerosos indicados. El Secretario de la Junta notificará a los suplidores que se procederá con el procedimiento de compra negociada, el orden de negociación establecido y las razones para la designación del orden de preferencia. El suplidor que no esté de acuerdo con el orden de preferencia establecido podrá solicitar una reconsideración de conformidad con el procedimiento establecido en el Artículo XXVI del presente reglamento.
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La Junta de Subastas comenzará a negociar de conformidad con el orden establecido. Si se llega a un acuerdo favorable con cualquiera de los licitadores, el Secretario de la Junta de Subastas emitirá la notificación de la adjudicación a todos los licitadores que participaron.
ARTÍCULO XXV: PROCEDIMIENTO DE RECONSIDERACIÓN ANTE EL DIRECTOR ADMINISTRATIVO
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Solicitud de Reconsideración
Toda parte adversamente afectada por la adjudicación de una subasta, la determinación de la Junta de Subastas sobre la impugnación de la invitación a subasta, el orden de negociación en la compra negociada y la exclusión de Registro de Suplidores, podrá solicitar una reconsideración ante el Director Administrativo de los Tribunales en un término de cinco (5) días laborables a partir de la fecha de notificación mediante entrega personal o por correo certificado con acuse de recibo, en cuyo caso la fecha de notificación será determinada por el matasellos del correo federal. La solicitud de reconsideración se someterá por escrito y deberá contener lo siguiente:
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Una relación detallada de todos los hechos, indicando la partida o partidas específicas de cuya adjudicación se presenta la reconsideración.
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Fundamentos claros, razonables y específicos en que se ampara conforme a los criterios de la subasta.
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La prueba documental que sustente sus alegaciones.
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Número de la subasta y la fecha de la apertura.
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Firma del querellante o su representante autorizado.
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Certificación de que se ha entregado copia de la reconsideración a cada una de las partes interesadas, al Jefe de Compras y a la Junta de Subastas.
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Una fianza de reconsideración consistente de un diez por ciento (10%) del total ofrecido en la subasta por el licitador que impugna, que se podrá presentar mediante cheque certificado, giro postal o garantía expedida por una compañía autorizada.
La notificación a la División paralizará los procedimientos de compra de esa subasta particular en lo que respecta a las partidas o renglones especificados en la solicitud de reconsideración.
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Procedimiento de Reconsideración
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El Director Administrativo de los Tribunales remitirá la solicitud de reconsideración a la Oficina de Asuntos Legales, quien solicitará los comentarios de la Junta de Subastas y le concederá un término de diez (10) días para contestar.
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La Oficina de Asuntos Legales examinará los comentarios de la Junta de Subastas, el expediente de la subasta, cualquier otra prueba pertinente y citará los testigos que considere necesarios.
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La parte promovente podrá solicitar a la Oficina de Asuntos Legales una reunión informativa para presentar prueba que sea indispensable para resolver la solicitud de reconsideración. Remitirá su solicitud por escrito con todos los fundamentos que justifiquen la concesión de dicha reunión informativa.
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Una vez que analice toda la prueba allegada, la Oficina de Asuntos Legales emitirá sus recomendaciones al Director Administrativo, que podrán ser, entre otras: desestimar la solicitud de reconsideración, enmendar el aviso de adjudicación de subasta y ordenar la notificación adecuada al licitador querellante, revocar la adjudicación de la Junta de Subastas, cancelar la subasta y emitir una nueva, o aplicar una de las medidas establecidas en el presente reglamento por conducta incorrecta de los suplidores.
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El Director Administrativo tomará en consideración las recomendaciones y emitirá su determinación final, la cual se notificará por escrito a las partes interesadas.
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El Secretario de la Junta de Subastas tendrá un término de cinco (5) días para archivar en autos la determinación final del Director Administrativo y la constancia de la notificación a todas las partes. Dicha notificación se remitirá por correo certificado con acuse de recibo.
ARTÍCULO XXVI: REVISIÓN JUDICIAL
El licitador adversamente afectado por la determinación del Director Administrativo podrá presentar una solicitud de revisión ante el Tribunal de Circuito de Apelaciones en un término de diez (10) días a partir de la fecha de archivo en autos de la notificación de la determinación final del Director Administrativo. Deberá notificar tal acción al Director Administrativo y a todas las partes con interés en esa subasta particular.
La presentación de una solicitud de revisión judicial ante el Tribunal de Circuito de Apelaciones no tendrá el efecto de paralizar la adjudicación de la subasta.
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